仕事ができるようになる考え方⑫:あいまいなものを排除しろ

ビジネスにおいて、あいまいなものは悪です。
あいまいさが相手との信頼をどんどん蝕んでいきます

あいまいにしておくと精神的には楽かもしれません。
しかし、お客さんが勝手にあたまの中で具体的な納期などを考えるので、信頼残高を増やすことが難しくなってしまいます。

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お客さんにとっての「なるはや」
あなたにとっての「なるはや」は違いますよね?

こういう「あいまいさ」がミスコミュニケーションを生んでしまうため、極力「あいまい」なものを排除する必要があります。

今回は3つの例を挙げて詳しく説明していきます。

例1)打ち合わせをした時

  • 自分も相手も、Todoに関しては必ず納期を付ける。
  • そして、その納期で問題ないか確認をとる。
  • 何か依頼されたときは、「それっていつまでですか?」と質問する。
  • もし依頼された納期が難しい場合は、「お客さんにOOまでにOOをすると伝えているので、その後なら大丈夫です。」というように『なぜその期間に間に合わせることができないかという理由』 + 『いつならできるか?』をセットで答えるようにしましょう。

    そうすることで上司は、このまま、あなたにお願いするかどうか判断することができます。

    例2)例えばお客さんから「~~って、どうなってます?」とメールが来たとき

    調べるのに時間がかかる場合は、お客さんに「ちょっと確認するので、〇時ごろにご連絡させていただきます」と返信するようにしましょう。

    お客さんは、あなたがメールを確認していないのか?
    メールを確認したけどスルーしているのか分かりません。

    つまり、お客さんの気持ちが宙ぶらりんで曖昧な状態になっています。
    この宙ぶらりん状況は、相手にとってストレスなので、まず初めにレスをすることを心がけましょう。

    また、何事にも言えますが、あなたは極力ボールを持つのをやめましょう。
    自分マターのタスクはさっさと完了させて、相手の確認待ちのステータスにしてください。

    攻撃は最大の防御と言われるように、ボールが自分に来てもすぐに、蹴り返せば、上手く物事が進んでいきます。

    例3)上司やお客さんに報告するとき

    自分の感覚ベースではなく、事実ベースで話すようにしてください。
    感覚に頼ってしまうと、どうしても「あいまい」になってしまいます。

    ×:「今月の購入数は結構多いですよ!」
    〇:「今月の購入数は50個なので、先月に比べて10個多い状況です。」

    このように「多い」、「少ない」、「高い」、「低い」の話をするときは必ず、『どのくらいか?』という数値を言うようにしましょう。

    あと期間も忘れずに伝えましょう。
    1か月の購入数が50個か1年の購入数が50個なのか、分からないので・・・。

    まとめ

    すべてにおいて「あいまいさ」を排除していきましょう。

    特にこういうときは要注意です。

  • Todoの内容やTodo納期
  • 「多い」、「少ない」、「高い」、「低い」の話をするとき
  • そうすれば自ずと、やるべきこともクリアになるでしょう。

    みんなにも教えて喜ばせてあげよう!